Til Foreninger i Rudersdal Kulturparaply
Nedenfor finder I lidt om
- hvad PR er for en spændende størrelse
- hvad der skal være indeholdt i en god pressemeddelelse
- hvad der er en god historie for en journalist
Bestyrelsen ønsker jer god læse- og arbejdslyst.
PR – OFFENTLIGE RELATIONER
God PR kan gøre forskellen på succes eller fiasko. Uanset hvilket område I beskæftiger jer med er PR, eller relationerne til omverdenen, altafgørende for jeres handlemuligheder.
Mere end pressearbejde.
PR drejer sig om meget mere end pressemeddelelser og reklamer. Public Relations - eller PR - betyder ganske enkelt ’offentlige relationer’, dvs. alle de relationer I har til omverdenen, gode som dårlige. ”Omverdenen” kan fx være pressen, venner, stampublikum eller medlemmer, offentlige myndigheder, samarbejdspartnere og sponsorer. PR og informationsarbejde skal give et sandfærdigt og positivt billede over for omverdenen.
Jeres omdømme er et resultat af, hvordan i er blevet forstået og tolket i omverdenen. Det er afhængigt af hvordan i håndterer den eksterne kommunikation, både på kort og på langt sigt. Der er derfor god grund til at være meget bevidst om, hvilke signaler i sender ud.
Lyt først
En af de fejl mange gør er, at de glemmer at sætte sig i modtagerens sted, når de formulerer deres PR materiale. Gennemsnitslæserne kender jer sikkert ikke så godt som I tror og de er sikkert ikke lige så godt inde i netop jeres område.
At håndtere relationerne til omverdenen går to veje: I må lytte for selv at kunne handle.
I må forstå og respektere jeres omgivelser: Hvad er deres forventninger, ønsker og behov?
Kun hvis I møder andre hvor de er og forstår dem på deres præmisser, kan I gøre jer håb om, at de vil interessere sig for jer. På denne måde vil I kunne opbygge et godt omdømme og få den opmærksomhed og respekt I gerne vil have.
Kend jer selv
Hvem er I og hvad vil I?
Hvordan skal jeg som modtager kende forskel på jer og andre der vil have min opmærksomhed?
Hvorfor skulle jeg vælge lige jer?
Det er spørgsmål som I må forholde jer til og besvare i PR arbejdet. Det er samtidig meget grundlæggende spørgsmål, som vil påvirke al jeres planlægning, ledelse og daglige arbejde.
Profileringen er således en naturlig fortsættelse af arbejdet med målsætninger. Tydelige linjer og gennemtænkte valg i jeres profil, vil give et entydigt og slagkraftigt image.
Det bliver lettere for andre at forstå jer, men det vil også gøre PR arbejdet lettere på mange områder. I vil få lettere ved at vælge de markedsføringsmetoder, som passer til netop jeres område og målgruppe. At markedsføre sig selv uden at kende sin egen profil er dømt til at mislykkes.
PR-strategi
I bliver ikke bedre til PR fra den ene dag til den anden. Det er en længerevarende proces. Derfor er det en god idé at bruge tid på at arbejde med jeres PR strategi, når I gerne vil opbygge en langsigtet og permanent virksomhed.
PR strategi hænger sammen med den generelle strategi for jeres forening, eller projekt. Hvis ikke I har en overordnet strategi er det en god idé først at arbejde med den.
Start med at formulere, eller reformulere jeres generelle mål med jeres forening, eller med jeres projekt, f.eks
- Vi ønsker at tiltrække flere frivillige
- Vi ønsker at være med til at sætte dagsordenen inden for vores faglige område
- Vi ønsker at styrke økonomien gennem øget salg.
- Vi ønsker at gøre en forskel for…..?
- Vi ønsker at …….?
Dernæst må I se på hvordan I bedst bruger PR til at nå jeres mål. I må afklare spørgsmål som: Hvem vil vi nå? Hvilke kommunikationsmidler er bedst egnede? Hvad har vi ressourcer til?
Den gode historie
Pressemeddelelse, plakater, flyers, hjemmesider, annoncer, nyhedsbreve, netværk.... Der er mange muligheder, men fælles for dem alle er, at hvis de skal virke skal de fortælle en god historie.
Når I vil fange journalisternes opmærksomhed og dermed nå jeres publikum, kunder, brugere, interessenter, må I prøve at tænke som dem. De vil gerne have en historie, der kan skaffe dem flere læsere, og det skal I prøve at give dem.
Journalister har travlt ligesom dig og mig, så de vil gerne have materiale der er så færdigt og klar til avisen som muligt. Og send gerne rigeligt med facts og kontaktoplysninger, hvis journalisten skulle få lyst til at grave dybere.
Udsendelse
Få altid andre til at give feedback på indhold og formuleringer før der sendes PR materiale ud. Få gerne så mange øjne på som muligt. Allersidste punkt inden udsendelsen bør være en grundig korrekturlæsning. Man bliver let selv blind for tyrkfjel som øjet måske har vænnet sig til, så få gerne en udenforstående til at læse korrektur.
Det er en god idé at have en adresseliste over dem i sender ud til med kontaktoplysninger og plads til kommentarer. Den får I brug for når I skal følge op på udsendelsen og næste gang der skal sendes PR materiale ud. Den vil også gøre det lettere for andre at overtage PR arbejdet.
Efter udsendelsen bør I følge op på henvendelsen, ved at ringe til udvalgte journalister. Få fat i den person, der sidder med det relevante stofområde, og sørg for, at vedkommende har modtaget jeres PR materiale. Det er ikke sikkert I får en omtale ud af anstrengelserne, men et delmål kan være at skabe en relation, som senere kan udbygges, til den pågældende journalist.
Og husk timing er en dyd. Check avisernes deadlines i god tid så du ikke kommer på bagkant af journalisternes deadlines. Tænk også på at det du ønsker bragt i avisen skal have relevans for den pågældende avis læsere. Tænk som redaktionen gør. Tænk gerne skævt – ofte er den gode historie inde i den skæve personlige vinkel. Det er ikke avisens opgave at sælge billetter – men at formidle gode historier og nyheder.
Den gode historie
Sådan gør I
Historien skal gerne være:
- Ny for modtageren (journalisten/læseren)
- Interesssant for modtageren - den skal rage ham/hende
- Engagere modtageren – dan billeder, brug eksempler og citater – tal til følelserne – beskriv en konflikt
- Overraske modtageren. Humor er altid velkommen. Se fx video eksemplet.
- Let at forstå. I må gerne ofre nogle detaljer på enkelhedens alter. M.a.o. : Vælg én vinkel og skær det ud i pap og bøj det i neon.
I skal starte med det vigtigste í over- og underoverskrift, og uddybe det i teksten. Hvis jeres PR materiale havner på en travl redaktion, kan de måske finde på at klippe den øverste trediedel eller halvdel af pressemeddelelsen og bruge den direkte i avisen.
Billeder er vigtige. Et godt billede kan give mere spalteplads eller måske få en historie med, der ellers ikke ville være blevet bragt.